Ogni unità organizzativa appartenente alla Pubblica Amministrazione, riceve e produce un’enorme quantità di documenti che si estrinseca in processi che sono governati da procedure e regole complesse ed articolate.
L’attività di segnatura di protocollo è quella fase del processo che certifica la provenienza e la data d’acquisizione di un documento identificandolo in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica.
Essa costituisce quindi il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni ed all’interno di esse; le modalità di gestione assumono di conseguenza un’importanza fondamentale nella strategia operativa delle pubbliche amministrazioni.
Una fase preliminare per l’implementazione del protocollo informatico è la determinazione dell’Area Omogenea Organizzativa (AOO), ai sensi dell’articolo 50 del D.P.R. 445/2000.
Occorre analizzare il funzionamento dell’Ente, prendendo in considerazione il numero e il tipo di utenti che utilizzeranno il protocollo nelle fasi di registrazione, smistamento e conservazione dei documenti.
L’analisi dei protocolli in entrata, in uscita e a carattere interno su base annuale, il numero di pagine per documento protocollato e l’eventuale scansione del documento cartaceo, non è sempre possibile, perché mancano riferimenti attendibili.
Appare evidente che un numero molto elevato di documenti da dover gestire potrebbe consigliare una suddivisione in due o più AOO nell’ambito dello stesso Ente.
Oppure potrebbe essere utile disporre di diverse AOO per rispecchiare la dislocazione logistica dell’Ente, se distribuito sul territorio.
Conseguente alla determinazione della AOO è la chiusura dei vari Uffici di Protocollo eventualmente esistenti, in quanto confluiranno nell’unico Ufficio di Protocollo dell’Ente.
Di fatto, il personale preposto può continuare a svolgere mansioni di accettazione e smistamento della documentazione dall’Ufficio di Protocollo verso le unità organizzative e viceversa.
Tenendo presente che l’articolo 61 del D.P.R. 445/2000 impone l’istituzione di un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna AOO, a capo di ciascuna di esse deve essere preposto un dirigente o un funzionario con i requisiti previsti al comma 2 dell’articolo 61 anzi citato.
Per il corretto funzionamento di PAFlow è necessario definire almeno una AOO, si procede tramite il menù Organigramma disponibile sotto la voce Configurazione.
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