Secondo quanto stabilito dal pacchetto normativo collegato alla legge 15 marzo 1997, n. 59, confluito successivamente nel D.P.R. 28 dicembre 2000, numero 445, recante il «Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa» e nella legge 428/98, le Pubbliche Amministrazioni ed Enti assimilabili dovranno dotarsi di uno strumento informatico per la gestione del protocollo che garantisca un insieme minimo di funzionalità che vengono individuate con grande precisione: il cosiddetto “nucleo minimo di protocollo”.
PAFlow è stato il primo programma a codice sorgente aperto per la gestione del Protocollo Informatico e dei flussi documentali in una Pubblica Amministrazione. I sorgenti di PAFlow sono disponibili sul sito ufficiale www.paflow.it, anche se nel momento in cui sto scrivendo questo libro, il sito non è più aggiornato e non è nemmeno possibile consultare l’archivio storico della mailing list.
Le funzionalità di PAFlow permettono di rispettare i requisiti del cosiddetto nucleo minimo che consistono nella possibilità di tenere un archivio elettronico contenente le registrazioni di protocollo e di una serie di indicazioni, in parte tecniche sulla realizzazione del software in parte operative sulle procedure di utilizzo, che garantiscono il soddisfacimento dei seguenti requisiti: integrità delle registrazioni prevenzione delle manomissioni sulle registrazioni responsabilizzazione degli operatori che immettono le registrazioni consequenzialità dei numeri di protocollo utilizzati che impedisca l’utilizzo fraudolento degli stessi sfruttando eventuali “buchi” per registrazioni successive corretta gestione delle procedure di emergenza che si verificano quando il sistema informatico non è adoperabile per guasti o altri motivi di forza maggiore.
Oltre agli obiettivi sopra elencati, la normativa prefigura una serie di possibili scenari di utilizzo del sistema di protocollo in contesti più estesi. Il primo, importante, scenario consiste nello scambio di informazioni tra i sistemi informatici di protocollo, e non solo, afferenti a diverse amministrazioni.
Il vantaggio più tangibile è la possibilità di trasmettere documenti aventi valore legale tra le amministrazioni utilizzando la posta elettronica certificata. È inoltre necessario che gli autori dei documenti siano individuati con la stessa precisione con la quale verrebbero individuati firmando un documento in maniera tradizionale (timbro e firma).
Questo significa che diviene tecnicamente possibile estrarre in maniera automatica le informazioni distintive del messaggio/documento e, verificate le rispondenze in termini di credenziali, effettuare la registrazione di protocollo in maniera del tutto automatica e trasparente all’utente (operazione che comunque va completata a cura dell’operatore di protocollo per quanto attiene l’assegnazione e la fascicolatura).
L’evoluzione successiva del sistema si può ipotizzare mediante l’estensione all’archiviazione delle scansioni elettroniche dei documenti cartacei. Si ha cioè la possibilità di abbinare alle informazioni registrate ottemperando alle disposizioni del nucleo minimo, anche l’immagine del documento stesso e dei suoi eventuali allegati.
Questa funzionalità è opportunamente disciplinata da normative che possono essere approfondite sul sito dell’AIPA, organismo governativo oggi evolutosi in CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione. Introducendo sistemi automatici per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management) tra le varie unità organizzative della amministrazione si prefigura il terzo scenario. Un documento ricevuto dall’esterno viene sicuramente protocollato, eventualmente archiviato elettronicamente e inoltrato ai vari uffici che lo devono trattare.
Si tratta della metafora elettronica del classico “iter della pratica cartacea”. L’adozione di strumenti di workflow management presuppone l’impegno da parte dell’amministrazione ad eventualmente ridisegnare o adeguare l’organizzazione stessa del lavoro e l’organigramma delle risorse umane. Il progetto PAFlow nasce con l’intento di offrire un software a codice sorgente aperto e di libera utilizzazione per la gestione del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali della Pubblica Amministrazione.
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