Esiste, mi sono chiesto, una applicazione per gestire gruppi di lavoro che sia facile da usare come Twitter?

Tutti quanti noi prima o poi ci siamo imbattuti nelle difficoltà di coordinare le comunicazioni, scambiare documenti, gestire appuntamenti nell'ambito di un gruppo di lavoro. Le cose si complicano quando nel gruppo occorre fare entrare "figure" che devono avere visibilità di livello differente in funzione della sicurezza e della divulgazione delle informazioni.

Lotus Domino, PHP Projekt, eGroupWare e non so quanti altri programmi... ho potuto provare negli ultimi cinque anni. Ma nessuno di questi è paragonabile, per semplicità d'uso e immediatezza di funzionamento a Teambox.

Teambox è un servizio che permette di interagire con i propri collaboratori su uno o più progetti, alla stessa stregua di Twitter. Su Teambox le conversazioni si sviluppano in maniera abbastanza simile a quanto avviene su Twitter, solo che le risposte ad ogni discussione sono raggruppate in un unico thread in modo da renderne più facile la lettura.

Per ciascun progetto è disponibile un'area per i messaggi, una per i compiti assegnati, una per le "pagine" (di informazioni ad hoc relative al progetto), una sezione per i file caricati dagli utenti. Assomiglia molto a Basecamp, ma è gratuito fino a tre progetti e se proprio occorresse, si può installare il programma sul server aziendale (è scritto con Ruby).

Come dicevo prima, ogni utente che partecipa al progetto ha permessi differenti. Tramite la task list è possibile tenere sotto controllo le attività dei collaboratori e una volta completato il progetto è possibile archiviarlo in modo da avere sempre una "scrivania" ordinata.

Teambox, a differenza di altri strumenti per la gestione dei progetti in un gruppo di lavoro, è incentrato sui messaggi, ma offre anche una comoda vista a calendario sulla quale è possibile computare le ore spese in ciascuna attività relativa a ciascun progetto.

Per ogni task possiamo aggiornarne lo status, e a seconda dei commenti dei partecipanti si può procere a chiudere e ad archiviarne uno, se è stato completato, oppure decidere di eliminarlo.