La legge n. 69 del 18 giugno 2009, perseguendo l'obiettivo di modernizzare l'azione amministrativa, riconosce l'effetto di pubblicità legale solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi pubblicati sui propri siti informatici.

Nella accezione comune l'Albo pretorio informatico è l'equivalente dell'Albo Pretorio tradizionale: una bacheca di dimensioni ridotte dove si appendevano documenti e successivamente si toglievano. A volte l'esiguità di spazio o la moltitudine di documenti comportava la sovrapposizione materiale impedendo di fatto la visione/consultazione di alcuni. Se tale comportamento fosse dovuto a prassi, disposizione superiore o mera decisione o disattenzione di chi materialmente appendeva i documenti non è dato saperlo. L'amministrazione aveva modo di controllare chi materialmente visionava i documenti attraverso un controllo dei locali di accesso e anche di sapere chi richiedeva e otteneva la copia conforme. Non si può escludere quindi, che se per una qualche motivazione, laddove un documento già pubblicato presentasse inesattezze e lo stesso, anche a distanza di giorni, non fosse stato visionato o non ne fosse stata data copia conforme ad alcuno, lo stesso venisse sostituito con il documento nel frattempo corretto.

Con l'Albo pretorio digitale si aprono scenari differenti che necessitano di una attenta analisi.

E' da valutare se la trasposizione degli obblighi di pubblicità da un sistema cartaceo ad un sistema digitale possa essere fatta con la mera disposizione normativa di “cambio di supporto” oppure necessiti di un apposito intervento normativo o regolamentare.

In sostanza la pubblicazione dei documenti nell'Albo pretorio online avviene con la modifica della pagine web laddove si aggiunge l'oggetto del documento e il collegamento che consente il download dello stesso.

Chi è il responsabile del procedimento di pubblicazione online dei documenti? Come si può attestare l'avvenuta pubblicazione? Si può sostituire un documento già pubblicato? Si può togliere un documento già pubblicato? Si può controllare quanti e chi ha visionato e scaricato il documento pubblicato?

Per capire i rischi ai quali si va incontro si faccia riferimento al caso che segue realmente accaduto.

A fine settembre 2010 è pubblicato in GU un bando di concorso a tempo pieno e indeterminato; da un controllo sul sito dell'ente non emerge alcuna pubblicazione del relativo avviso di mobilità. Fatte le dovute osservazioni al responsabile del procedimento, questi dapprima fa osservare che la legge impone la pubblicazione dell'avviso, ma non vieta, cosa che l'ente ha fatto, la rimozione dal web dello stesso al termine della data ultima di presentazione delle istanze. Infine, dopo alcune rimostranze, il responsabile del procedimento afferma che a fine settembre vi è stato un passaggio dal vecchio sito al nuovo sito e che evidentemente, ma solo per mero errore materiale, qualcosa si è perso. L'episodio si conclude con la pubblicazione del file doc del bando di mobilità sul sito dell'ente ai primi di ottobre quando era già scaduto ai primi di agosto.

A tutela di tutti e in primo luogo per i dirigenti e funzionari degli enti, l'adozione di prassi formali appare necessaria.

Si propone il seguente processo organizzativo interno.

Fase 1: il provvedimento è deliberato o dagli organi di governo o dal dirigente responsabile e consta di uno o più documenti solitamente cartacei.

Fase 2: il funzionario responsabile, a partire da tali documenti predispone il bando, avviso o concorso e, dopo essere stato approvato, ne dispone la pubblicazione.

Fase 3: il documento da pubblicare online è inviato al “Responsabile del procedimento di pubblicazione dei contenuti” (introdotto dalla Direttiva n. 8/2009) il quale effettua le seguenti operazioni:

1. verifica della conformità ai requisiti tecnici di accessibilità dei documenti da pubblicare;

2. pubblicazione della documentazione sul sito;

3. rilascio attestazione dell'avvenuta pubblicazione.

Fase 4: il responsabile del procedimento acquisisce l'attestazione di avvenuta pubblicazione del punto precedente e lo allega alla pratica.

Questo processo ruota dunque attorno a una separazione delle funzioni di responsabile del procedimento dalle funzioni di responsabile dei pubblicazione dei contenuti online.

Il modo con il quale quest'ultimo attesta l'avvenuto adempimento di pubblicazione online può avvenire:

• tramite un apposito modulo/dichiarazione/nota

• tramite la previsione di apposito spazio sugli atti documentali da pubblicare

• tramite la generazione di una ricevuta elettronica rilasciata da un sistema informatico non alterabile.

Tra le alternative presentate, proprio quest'ultima vuole essere un punto di svolta e di inoppugnabilità nei confronti di terzi.

Perciò, per la pubblicazione dei documenti online nell'albo pretorio, un sistema automatizzato che accetti il documento, lo pubblichi e restituisca una ricevuta dalla quale si evinca il documento pubblicato e data e ora.

Tale soluzione, certamente onerosa in una fase iniziale, sarà invece, una volta a regime, estremamente utile e facile da usare.

In questo contesto estrema importanza ripone la figura dell'Amministratore di sistema che deve operare coerentemente con le disposizioni del Garante della Privacy anche al di fuori dell'applicabilità delle relative norme. Nel caso di pubblicazioni di bandi o gare, ad esempio, non essendovi dati personali, non è previsto alcun particolare adempimento normativo. Cosa che invece è richiesta nel caso di trattamenti di dati personali e sensibili nell'ambito degli adempimenti del punto “4.5 Registrazione degli accessi” del documento “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema - 27 novembre 2008” (G.U. n. 300 del 24 dicembre 2008).

In conclusione vi è la necessità di un regolamento tecnico che disciplini:

• le modalità di pubblicazione sull'albo pretorio online

• le modalità di rilascio della ricevuta di avvenuta pubblicazione

• l'inalterabilità (vietate le cancellazioni e modifiche) dell'albo pretorio

• definizione delle responsabilità e del ruolo dell'amministratore di sistema

• definizione delle responsabilità e del ruolo del Responsabile del procedimento di pubblicazione online.