La PEC ha valore di raccomandata RR, ma come si procede quando la si deve usare in un tribunale? Occorre chiamare  in causa il fornitore del servizio?

Beh, una risposta sintetica potrebbe essere:

1. La PEC va inserita nel più ampio quadro delle c.d. "firme elettroniche"  ed  in particolare  in quello  delle  firme digitali,  con tutti i relativi annessi e connessi, come per esempio  il  c.d. "time  stamping"  o marca temporale nella accezione giuridica.
2. La  PEC è un sistema di apposizione, appunto, della data certa  (marca temporale) perché assicura la trasmissione del messaggio attraverso determinati protocolli e viene "garantita" dai gestori del servizio medesimo.
3. Se  si  invia  un  messaggio attraverso la PEC non lo si sottoscrive, in quanto è il gestore  a "firmare" i certificati di trasmissione; se si vuole inviare un messaggio "firmato", occorre creare il documento, stamparlo in PDF non modificabile, firmarlo quanto meno con firma elettronica avanzata, meglio con firma digitale, e spedirlo a mezzo PEC.
4. Il  messaggio  inviato  a mezzo della PEC fa fede sino a prova contraria per quanto concerne il contenuto  del medesimo e per quanto concerne ora e data di spedizione e ricezione, pertanto sarà la controparte che dovrà vedere se e come riuscirà  a dimostrare  la  "non validità" di tale messaggio.
5. Per produrre in  giudizio  un  qualsiasi  documento informatico, e conseguentemente anche un messaggio di PEC, occorre in  pratica rispondere a questa domanda: "Come produciamo in giudizio un documento informatico?".

La  prima  risposta  che  potrebbe  venire  in  mente è “stamparla”,  ma  già  qui saremmo in  errore, perché  il documento  informatico  formato come tale se stampato ha valore giuridico  inferiore  a  quello - già certamente non rilevante - attribuitogli dalla normativa (il C.A.D. nello specifico).

Ed  il motivo dovrebbe essere abbastanza ovvio, in quanto le operazioni (tecniche  e giuridiche)  che possono  essere effettuate  su  un documento informatico sono ben diverse da quelle effettuabili sulla sua riproduzione su carta.

Un documento informatico si produce in giudizio inserendolo in un qualsiasi supporto informatico, meglio se non riscrivibile. Poi questo "oggetto informatico" (in fondo si tratta pur sempre di un file in qualche formato intellegibile da qualche programma) sarà a disposizione delle parti e del giudice.

Quindi? In linea di massima, se dovessimo rispettare a puntino la normativa, dovremmo:

1. Salvare l’email nel formato nativo del programma di posta che  utilizziamo, preferibilmente in formato che consenta l’interscambio dei dati e che rispetti gli standard internazionali (quindi  non  formati  specifici di questo o quel programma per intenderci).
2. Salvare il tutto su supporto non riscrivibile.
3. A  stretto  rigore,  il salvataggio su tale supporto non riscrivibile  dovrebbe seguire le regole della  c.d. “conservazione ottica sostitutiva”, o conservazione sostitutiva “tout court” per produrre  in  giudizio tale documento.

E’  appena  il  caso  di  notare  come probabilmente sia più difficile descrivere questa sequenza che effettuarla; ricordiamo inoltre che il valore probatorio intrinseco del documento è quello assegnatogli dal C.A.D., mentre tutte le operazioni che abbiamo effettuato servono unicamente ad evitare  che  ci  venga  contestata una differenza tra il documento  originariamente inviato e quello prodotto  in giudizio.

In effetti  vi  sarebbe  ancora  un  problema,  ovvero  la “certificazione” del passaggio dal “nostro” programma di posta al documento salvato, ma qui si può ovviare proprio perché, salvando il documento in una modalità che consenta di avere accesso completo alle sue caratteristiche (identificativo del messaggio, header, ecc. ecc.) in caso di contestazione potremmo sempre richiedere o un esperimento giudiziale oppure una consulenza che ne accerti la validità e la possibilità di attribuire tale messaggio al soggetto che lo abbia inviato.

Anche  se, puntualizziamo, una email “normale” non è un documento sottoscritto con una sottoscrizione autografa ovvero con qualcosa che per il C.A.D. sia assimilabile ad essa, posto che la c.d. “firma elettronica semplice” NON E’ equiparata o equiparabile ad una sottoscrizione (autografa).

A proposito, C.A.D. è l’acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale.